Cyber Campus Sistem Informasi Akademik dan Kepegawaian untuk Politeknik di Indonesia

  1. Latar belakang
    Aplikasi terkomputerisasi saat ini sangat dibutuhkan oleh sebuah instansi, khususnya Politeknik, dengan memindahkan pekerjaan yang dilakukan ke proses komputerisasi diharapkan pekerjaan akan cepat selesai dilakukan, tepat dan efisien, sehingga sangat menguntungkan bagi sebuah instansiPoliteknik sebagai sebuah instansi pendidikan sangat membutuhkan sebuah sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan dan aplikasi pendidikan jarak jauh terpadu dalam lingkungannya, artinya data antara aplikasi unit tertentu akan saling berkaitan secara langsung dengan aplikasi di unit lainnya. Sehingga nantinya diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa sebagai core bisnis sebuah institusi pendidikan, dan juga pekerjaan dosen, staff dan karyawan politeknik menjadi lebih cepat, tepat dan efisien.
  2. Deskripsi Umum
    Aplikasi ini berupa perangkat lunak berbasis web dengan menggunakan database client server dan powerful. Sistem harus terintegrasi datanya. Artinya data aplikasi di unit satu bisa dipakai di unit lainnya.Dari gambar 1, sistem menggunakan database terpusat dan aplikasinya berbasis web, dimana akan dapat diakses oleh semua unit yang telah disediakan aplikasinya melalui jaringan LAN (local area network). Dan nantinya semua aplikasi terintegrasi menjadi 1 kesatuan aplikasi (atau 1 pintu seperti portal) dimana tiap aplikasi datanya akan tersambung dengan aplikasi yang lain.

    Gambar 1. Skema Aplikasi Sistem Informasi Manajemen, Sistem Pendukung Keputusan dan Aplikasi Pendidikan Jarak Jauh Politeknik Terpadu

    Dari gambar 1, sistem menggunakan database terpusat dan aplikasinya berbasis web, dimana akan dapat diakses oleh semua unit yang telah disediakan aplikasinya melalui jaringan LAN (local area network). Dan nantinya semua aplikasi terintegrasi menjadi 1 kesatuan aplikasi (atau 1 pintu seperti portal) dimana tiap aplikasi datanya akan tersambung dengan aplikasi yang lain.

  3. Detil Aplikasi
    Detil aplikasi meliputi :

    1. Aplikasi perangkat lunak cyber campus politeknik di Indonesia, yang dibagi menjadi 5
      1. Modul Sistem Informasi Akademik
      2. Modul Sistem Informasi Akademik Online
      3. Modul Sistem Informasi Kepegawaian
      4. Modul Web Service Feeder DIKTI
      5. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru Online
  4. Sistem Kerja
    Spesifikasi fungsi dari masing-masing modul adalah sebagai berikut :

    Gambar 2. Tampilan Halaman Utama Aplikasi Cyber Campus

     

    1. Modul Sistem Informasi Manajemen Terpadu
      1. Modul Sistem Informasi Akademik
        1. Aplikasi ini terdiri atas beberapa sub modul yaitu :
          1. Transaksi Penilaian Mahasiswa
          2. Transaksi Rapat Kenaikan
          3. Transaksi Daftar Rangking
          4. Aplikasi Raport Mahasiswa
          5. Aplikasi Transkrip Nilai Mahasiswa
          6. Aplikasi Daftar Mahasiswa
          7. Transaksi Matakuliah/Kurikulum
          8. Transaksi Jadwal Kuliah
          9. Pembayaran SPP+SPI
          10. Transaksi Daftar Ulang Mahasiswa Baru
          11. Transaksi Daftar Ulang Mahasiswa Lama
          12. Transaksi Record Mahasiswa Cuti/DO
          13. Aplikasi History Mahasiswa/Kelas
          14. Aplikasi Absensi Perkuliahan
          15. Aplikasi Penilaian Proposal Proyek Akhir
          16. Aplikasi Penilaian Proyek Akhir
          17. Aplikasi Kinerja Dosen
        2. Blok diagram sistem kerja :
          Gambar 3. Blok Diagram Sistem Kerja Modul SIM Akademik
          Gambar 4. Aplikasi Data Mahasiswa

          Gambar 5. Aplikasi Penilaian Data Akademik Mahasiswa
    2. Modul Sistem Informasi Akademik online
      1. Aplikasi ini terdiri atas beberapa sub modul yaitu :
        1. Aplikasi web service server online dengan IPPublik terhubung dengan database server meliputi :
          • Web service Nilai mahasiswa
          • Web service Absen Perkuliahan mahasiswa
          • Web service Jadwal Perkuliahan mahasiswa
          • Web service pengumuman online
        2. Antar muka
          • Aplikasi Nilai mahasiswa online
          • Aplikasi Absen Perkuliahan mahasiswa online
          • Aplikasi Jadwal Perkuliahan mahasiswa online
          • Aplikasi pengumuman online
      2. Blok diagram sistem kerja :
        Gambar 6. Blok Diagram Sistem Kerja Modul SIM Akademik Online

        Gambar 7. Aplikasi Akademik Online
    3. Modul Sistem Informasi Kepegawaian
      1. Aplikasi ini terdiri atas beberapa sub modul yaitu :
        1. Daftar Pegawai
        2. Aplikasi Absensi Kehadiran Pegawai
        3. Aplikasi Remunerasi Pegawai
        4. Daily Activity (Pencatatan Kegiatan Pegawai)
      2. Blok diagram sistem kerja :
        Gambar 8. Blok Diagram Sistem Kerja Modul SIM Kepegawaian

        Gambar 9. Aplikasi Data Pegawai
    4. . Modul Web Service Feeder DIKTI
      1. Aplikasi ini terdiri atas modul SK034 (EPSBED DIKTI), yaitu aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi modul feeder DIKTIyang dimiliki oleh DIKTI jakarta
      2. Blok diagram sistem kerja :
        Gambar 10. Blok Diagram Sistem Kerja Modul SIM SPI
        Gambar 11. Contoh Integrasi SIM Akademik dengan Web Service Feeder DIKTI

         

    5. Modul Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
      Aplikasi ini terdiri atas beberapa sub modul yaitu :

      1. Data Master Penerimaan Mahasiswa Baru
      2. Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru Online
      3. Data Statistik Penerimaan Mahasiswa Baru
      Gambar 12. Blok Diagram Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru Online
      Gambar 13. Contoh Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Online

       

  5. Biaya Pembuatan
    Berikut biaya pembuatan aplikasi cyber campus Politeknik di Indonesia:

    No Nama Modul Software Harga
    1 Sistem Informasi Akademik 45,500,000
    2 Sistem Informasi Akademik Online 23,500,000
    3 Sistem Informasi Kepegawaian 38,500,000
    4 Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru 33,300,000
    5 Sistem Informasi Integrasi Feeder DIKTI 28,500,000
    Harga Total 169,300,000
    Pajak 10% 16,930,000
    Harga Total Setelah Pajak 186,230,000

    Harga diatas sudah termasuk pajak, instalasi software di user, paket training ke user dan administrator